En
nuestra experiencia de más de 67 años hemos visto cómo las Organizaciones están
tomando más conciencia de la importancia del papel de la Junta Directiva como
órgano de direccionamiento y control, dejando de ser simples órganos de papel,
en pro de la profesionalización empresarial.
Algunas
de las siguientes prácticas pueden dar una guía para que esta labor no sea en
vano, y se realicen reuniones más efectivas:
Tener
claro el rol de la Junta Directiva: explicitar las funciones del órgano ayuda a
no generar discusiones vanas, centralizando las temáticas.
La
toma de decisiones debe estar alineada con la Estrategia adoptada: cada
decisión que la Junta Directiva tome (se incluye a la Alta Gerencia), debe
tener como referente el cumplimiento de los objetivos planteados en el Plan
Estratégico. Para ello incluso muchas compañías tienen la visión y la misión
publicada en su sala de reuniones de manera permanente.
Las
fechas y el número de reuniones anuales deben plantearse en la primera reunión
del año, para que los Directores programen su agenda con anticipación.
Importante mencionar que pueden llevarse a cabo otras reuniones según las
necesidades de la compañía.
El
Presidente de la Junta Directiva, en conjunto con la Administración, deben
proponer las temáticas generales que se abordarán durante el año. Esto también
le permite a Alta Gerencia la preparación para rendición de cuentas al órgano.
Como
ejemplos de estos asuntos, pueden abordarse los siguientes (deben ajustarse a
las necesidades y realidad de la Organización):
Mensualmente:
revisión del cumplimiento de los indicadores estratégicos; seguimiento al
cumplimiento del presupuesto anual e indicadores financieros; verificación de
disponibilidad de recursos para la ejecución de la estrategia.
Trimestralmente:
seguimiento al plan estratégico; monitoreo de los riesgos estratégicos;
seguimiento a la labor de control interno.
Semestralmente:
monitoreo a los riesgos estratégicos; formación de sucesores potenciales de
cargos clave.
Anualmente:
Aprobación de presupuesto; definición de riesgos estratégicos; modelos de
remuneración de cargos clave; evaluación de su propia gestión (individual y
grupal) y frente al cumplimiento del plan estratégico.
Definir
con previamente la agenda de la reunión para una adecuada preparación de los
miembros. Es importante hacer un estimado de cuánto tiempo tomará abordar cada
tema, para que el Presidente de la Junta vele por el cumplimiento del
cronograma establecido.
La
información para los miembros debe hacerse llegar con la debida antelación, de
acuerdo al orden del día establecido, para asegurar que éstos lleguen
preparados, con los temas de discusión claros: las reuniones no deben ser para
que los miembros se enteren de los temas generales; deben ser para discutir los
temas y tomar de decisiones alineadas con la estrategia. Es uno de los aspectos
más importantes a seguir, no sólo en relación con la antelación, sino en la
calidad de la información que se envía.
Abordar
los temas en orden de importancia, iniciando con los más complejos y/o
relevantes; esto asegura que las decisiones trascendentales no sean tomadas por
“salir del paso”.
El
reunirse con una adecuada periodicidad, para que las sesiones no terminen
siendo una “rendición de cuentas”. Hacerlo de manera poco frecuente puede
generar tendencia a la coadministración y a una actitud pasiva gente a la labor
de la Alta Gerencia, dejando de lado sus principales labores de
direccionamiento y control, restando seguimiento a la gestión y a la
estrategia.
Recomendamos
que las sesiones tengan una duración de 4 horas, no extendiéndose más allá de
las 6 horas, para evitar el agotamiento en los asistentes.
Al
terminar la sesión, deben definirse los responsables para la ejecución de las
tareas propuestas, y abordar como primer punto los pendientes de la reunión
anterior.
Establecer
reglas de oro en las reuniones, absteniéndose de llevar a cabo conductas como:
interrumpir; subir el tono de la voz; usar lenguaje descalificativo; usar distractores
(móvil, tableta, etc.); responder por el otro; usar de lenguaje no verbal;
abandonar la reunión; ser impuntuales; sostener diálogos privados; no ser
sincero en la exposición de las opiniones.
Tener
como política el escuchar de manera directa a los Gerentes de Área o
Vicepresidentes cada cierto tiempo, no sólo al Gerente o Presidente Ejecutivo,
para que la Junta Directiva tenga conocimiento de primera mano de quiénes están
al frente de cada área de la Organización.
No
generar “grupos” por fuera de reuniones formales. Tener en cuenta que la Junta
Directiva es un ente colegiado, y este tipo de prácticas son contraproducentes.
Sus miembros individualmente considerados no representan al órgano como tal;
sólo en casos de importancia lo hace el Presidente de la Junta.
Para
finalizar, el siguiente esquema podrá ser de ayuda para el Presidente de la
Junta Directiva, con el fin de evaluar la sesión correspondiente:
1. ¿Las
intervenciones mejoraron la calidad de la reunión?
2. ¿Se
siguió la agenda?
3. ¿Se
lograron los objetivos?
4. ¿Se
lograron los objetivos?
5. ¿Cuáles
fueron los problemas enfrentados?
6. ¿Qué
se puede mejorar para la próxima reunión?
7. ¿A
qué tareas hay que darle seguimiento?
8. ¿Cuál
fue el nivel de participación de los miembros?
9. ¿Cómo
se manejaron las nuevas ideas?
10. ¿Se
actuó tal y como se esperaba?
Recordemos
que la Junta Directiva, en términos generales “(…) tiene la responsabilidad de
alinear los planes de los que gestionan la sociedad con los intereses de los propietarios”, que, en definitiva, se decide en la estrategia que este órgano plantea. Un
correcto funcionamiento del órgano la hace más eficiente, generando
competitividad y sostenibilidad.
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