La
digitalización, el control de las nuevas categorías de gasto, la unificación de
las aplicaciones de viaje, la globalización, las tarifas dinámicas o los nuevos
protocolos de distribución son los principales los retos a los que se enfrentan
los travel managers de cara al año que viene, según las conclusiones de las
jornadas celebradas por Forum Business Travel.
Con la
participación de más de un centenar de gestores de viajes de negocios y
representantes de proveedores ligados al sector, en el FBT celebrado en Bilbao y Valencia se debatieron las claves que marcarán la
política de viajes de las empresas de cara al año que viene. Los retos empiezan
con la generación de nuevos ahorros en los programas de viaje maduros. Según
comenta Óscar García, cofundador de FBT, “la gestión de la demanda va a ayudar
a la reducción de costes y generar una cultura del ahorro, en la medida en que
los viajeros estén informados del gasto que generan”.
Control de costos
En las
categorías clásicas, como son el aéreo, el hotel y el rent-a-car, cada vez es
más difícil conseguir mejores condiciones con los proveedores, pero hay otras
necesidades, como la movilidad urbana, que ofrecen oportunidades para optimizar
la gestión. Son los costes que se generan durante el viaje y que resulta más
difícil controlar, porque escapan a la intervención de la agencia de viajes.
Una de
las grandes dificultades con las que se están encontrando los travel managers
son los procesos de reserva. La construcción de las tarifas se ha complicado
enormemente, con un precio base unido a multitud de opciones extra. La
complejidad radica también en las diferentes condiciones, desde la antelación
de la reserva, hasta las penalizaciones por cambios y cancelaciones o los servicios
complementarios.
Aplicaciones de viaje
También
está quebrando la cabeza de los travel managers, y es otra de sus grandes
preocupaciones de cara a 2019 la proliferación de aplicaciones de viaje. Como
se pregunta Óscar García, “¿cuántas apps llevan los empleados en el móvil y
cuántas son realmente útiles?” La mayoría de los proveedores tienen la suya y
hasta hace poco han sido meramente informativas, pero cada vez más son transaccionales.
”Esto obliga a las empresas a establecer una política de apps y el gran reto es
la unificación”, añade.
En lo que
respecta a la tecnología y la digitalización, los travel managers y expertos reunidos
por FBT insisten en que la clave está en identificar el valor real que aportan.
Según Lorena Iglesias, travel manager de FCC Servicios Ciudadanos, “aunque la
tecnología es accesible y barata, no todas las empresas necesitan todo y
tampoco es fácil sacarle el máximo partido. Hay que estudiar bien las
necesidades de cada uno”.
Papel de las agencias
En los
últimos años han aparecido herramientas que ayudan a realizar el seguimiento y
control de todo el itinerario. Este planteamiento integral de la gestión de los
viajes es de gran ayuda para optimizar el presupuesto de la empresa. Pero el
ahorro tiene que encontrar un equilibrio con las condiciones de viaje de los
empleados. La combinación de trabajo y ocio en los desplazamientos es una
motivación que las empresas utilizan cada vez más.
Otro de
los aspectos que ha analizado FBT es el papel de las agencias de viajes en un
mercado que desde hace unos años camina claramente hacia la desintermediación.
Según destaca Charles de Bonnercorse, director de Ventas de American Express
Global Business Travel, “la relación de las agencias con sus empresas clientes
está cambiando y lo va a hacer aún más para reforzar su función de
consultoría”. Ignacio González, director Comercial de Globalia Corporate
Travel, coincide en el análisis: “las agencias tenemos que ofrecer cada vez más
servicios, más personalizados y con mayor flexibilidad”.
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